Excel大型会议组织筹备流程表单

XX集团会议组织流程 工作内容 完成时间节点控制 工作阶段 负责人 明: 是否完 内容 日期 倒计时 成 名称 时间 拟定会议名称、时间、地点、 地点 □1 人数、酒店等相关信息，做费 会议申请部门负责人 40天 参会人数 用预算表 会务组人数 嘉宾名单 酒店联络人信息 □2 会议申请部门提交申请至总裁 会议申请部门负责人 40天 一、会议申请 岗位 组长 副组长 会议批准后成立会务组及职责 □3 组长 35天 文秘组 确定 后勤组 车辆组 其他 4 会务组召开预备会议 组长、副组长 33天 工作 口5 根据会议要求筛选酒店/会场 后勤组 33天 根据参会人员的类别确定房间 二、会场选择 预订的类型/会场情况，提前 □6 后勤组 30天 致电酒店人员做好准备/商讨 价格 会议通知包括会议时间 7 会议通知 副组长、文秘组 30天 店及相关费用、会议本 确定参会人员信息（乍 8 资料收集（1) 文秘组 ￥Om 性别、公司、职务、由 码、饮食禁忌 组长、副组长、文秘 确定主持人、会议开 □9 撰写具体日程 ￥O 组 歇（午餐、晚餐） □10 制作房间分配表 文秘组 30天 □11 制作桌签 文秘组 25天 □12 制作会议条幅/参会挂牌 后勤组 25天 三、一期准备 13 预订巴士/接送车辆 后勤组、车辆组 25天 14 会议礼品准备 后勤组 22天 包括会议演讲用电脑、 □15 会议设备准备 后勤组 22天 设备、音响巡 包括笔、本、荧光笔、 □16 会议文具准备 后勤组 22天 板、激光笔、录音笔 咨询旅行社等旅行中子 17 会议旅游项目准备 文秘组 22天 览项目、用餐情况、提 18 借备用金 后勤组 20天 □19 安排打前阵会务组 副组长 20天 包括酒店（餐厅）提育 组长、副组长、文秘 □20 与酒店签订入住合同 15天 组 组长、副组长、文秘 □21 与旅行社签订旅游合同 15天 组 □22 缴纳订金 后勤组 15天 确定参会人员 (嘉宾) 23 资料收集（2) 文秘组 15天 车班次及时间）、外 汇总信息并安排接机/接站（ 文秘组、后勤组、副 □24 15天 外籍嘉宾订购机票) 组长安排 □25 资料收集(3) 文秘组 10天 确定演讲人员 根据具体日程排版所有演讲资 □26 文秘组 10天 四、二期准备 料 □27 打印、装订演讲资料 文秘组 7天 包括会议礼品、会议这 28 运送物品 后勤组 7天 酒 包括桌椅、灯光、桌牌 □29 会场布置 后勤组、副组长安排 2天 纸巾、欢迎 包括电脑、摄影照相名 □30 会场设备检查 后勤组 2天 设备、 31 房间检查 后勤组 2天 32 客房布置 后勤组 2天 包括水果、糕 司机姓名 车牌 33 联系大巴/接站司机、确认 后勤组 2天 联系电话 到达时间