会议会务工作流程清单

会议会务工作流程清单 环节 工作模块 工作任务 具体内容 责任人 会议名称 会议时间 会议地点 会议室预订 根据会议形式及人数预订会议室 会议确认 会议事由确定 与会人员 确定与会人员类别及邮件发送地址 会议议程 明确列明会议各项议题及时间、形式、主讲人等 根据与会人员的类别确定房间预订的类型，提前致电 确定酒店 酒店人员做好准备 准备会议 明确人员分工 将具体人员分工填入此表 电子版资料，包括会议议程、会议指引（外部） 资料 准备与收集 回 执、会议使用文档初稿（Word/Excel/PPT等） 会议通知 撰写通知 附：资料（参见上一行） 确定参会人员信息 确定与会人数、姓名、性别、职务、联络方式 回执收集 整理通讯录 （内容同上） 电子版资料，包括会议使用文档正式版、会务指引 准备与收集 内部）、通讯录、签到表 确定会议用电脑，将所有需要展示的资料储存到一定 储存 的文件夹，并告知相关人员 资料 印刷 联系印刷厂，确定价格、印刷完成及送货时间 打印 列出打印清单及打印份数 装订 将文件整理装入资料袋 发放 发送邮件 联系酒店，确定房间类型及个数，询问酒店是否包括 住宿 酒店预订 早餐 确定接机人员名单、联络方式及航班到达时间 会议前期准备 接机 接机 预订车辆 公司食堂：填写客餐申请单并交食堂人员 外面餐馆：餐馆预订、提前到现场踩点、点菜、车辆 餐饮 就餐形式、地点确定 预订、酒水准备 茶点：填写客餐申请单并交食堂人员，通知物业人员 安排茶点摆放处 准备好笔、本、荧光笔、草稿纸、白板笔、白板纸、 文具 文具准备及领取 激光笔、录音笔、代表证 投影、白板、横幅、背景墙、欢迎牌、指引牌、座位 会议室预订 牌、茶水 会场 会场布置 桌椅摆放；文具摆放；横幅悬挂；欢迎牌、指引牌、 座位牌是否到位 摄影联系 与总办专业人员联系摄影事宜 摄影 自备数码相机 会议现场抓拍用 回程安排 回程机票预订 回程人员姓名、航班；联系前台确认出票 若有需要，提前确定赠送礼品样式及数量，联系总办 礼品 会议礼品预订 叶穗芬协助 会后活动安排 活动地点及人数 联系活动场所，车辆预订 人员报到 直接前往酒店报到 人员报到 资料发放 包括会议材料、代表证等 会议会务工作流程清单 环节 工作模块 工作任务 具体内容 责任人 检查会议使用电脑、投影设备、音响设备、网线等是 设备 设备就绪 3 否就绪 会场 桌椅摆放；文具及资料摆放；横幅悬挂；欢迎牌、指 检查会场情况 3 引牌、座位牌、茶水、礼品是否到位 专家会议指引 会议地点